As ajudas de custo e os encargos com a compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador ao serviço da entidade patronal que não sejam faturadas pelas empresas aos seus clientes só serão dedutíveis para efeitos de determinação do lucro tributável em IRC se estiverem cumpridos um conjunto de formalidades.
O mapa de quilómetros é um documento interno onde os trabalhadores registam as deslocações feitas nas suas próprias viaturas, a título profissional, e que permite que a Entidade Empregadora os compense monetariamente por isso.
O pagamento será do valor por quilómetro que inclui não só o combustível, mas também as portagens e o estacionamento.
Este documento deve conter todas as informações relativas às deslocações de cada trabalhador, como a origem, o destino, distância percorrida em km e o motivo da viagem.
No que toca a IRS e Segurança Social, a compensação pelas deslocações em viatura própria dos colaboradores é isenta até ao valor de 0,36€ por km.
Cada empresa é livre de definir um valor mais elevado, porém, o excedente será sujeito a tributação normal de IRS e Segurança Social.
Este regime aplica-se apenas à Função Pública.
As empresas privadas têm liberdade para definir os montantes e condições em que essas deslocações são recompensadas.
Contudo, e à semelhança do que acontece com o subsídio de alimentação, na ausência de um regime aplicável às relações jurídicas laborais de direito privado em matéria de ajudas de custo e compensação pela utilização de viatura própria do trabalhador, aplica-se aos trabalhadores por conta de outrem a legislação concebida para regulamentar as deslocações em serviço público.
O subsídio de transporte, previsto no art.º 38.º do Dec. Lei n.º 106/98, de 24 de abril, é atribuído por quilómetro, englobando o combustível, as portagens e o estacionamento.
Não são aceites, para efeitos da determinação do lucro tributável, as ajudas de custo e os encargos com a compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador ao serviço da entidade patronal que não sejam faturados a clientes, assim como sempre que a Entidade Empregadora não tenha em sua posse um mapa de km’s que justifique cada pagamento efetuado.
São ainda tributados autonomamente, à taxa de 5 %, os encargos suportados relativos a ajudas de custo e compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário, de acordo com o n.º 9 do art.º 88.º do CIRC.
