Antes da sua empresa começar a exercer uma atividade profissional, deve pensar como será feita a faturação dos produtos ou serviços que vai comercializar/prestar. Tendo em conta que existem certas obrigações de faturação em Portugal, as suas decisões devem ser ponderadas tendo em conta a legislação em vigor.
Assim, conheça quais são as principais obrigações de faturação em Portugal, quando é que a sua empresa deve emitir uma fatura e o que está prestes a mudar nos próximos tempos.
Em Portugal, é obrigatória a emissão de faturas (sejam estas simplificadas ou faturas-recibo), quando são realizadas transações comerciais ou prestações de serviço, independentemente dos clientes pedirem ou não fatura.
Esta obrigação abrange os trabalhadores independentes, empresários em nome individual e as empresas.
No entanto, as faturas não têm de ter sempre o mesmo formato, podendo estas serem declaradas individualmente no Portal das Finanças, ser emitidas em formato PDF (até ao final de 2023), de forma manual em casos excecionais ou através do ficheiro SAF-T de faturação.
Contudo, desde 2022, além das informações obrigatórias, as faturas devem conter um Código QR.
Embora desde 2019 esteja prevista a obrigação de emitir faturas eletrónicas, inserção do Código QR, ATCUD e Assinatura Digital, a maioria da implementação destas novas regras foi adiada para 2024.
Pode ler mais sobre a flexibilização destas obrigações no artigo : FLEXIBILIZAÇÃO DAS OBRIGAÇÕES DECLARATIVAS E FISCAIS EM 2023
Embora a maioria das empresas e trabalhadores independentes estejam obrigados à emissão de faturas, existem alguns casos em que há direito à isenção.
Por exemplo, todas as atividades ao abrigo do artigo 9.º do CIVA, que garante a isenção de IVA em operações específicas, não têm de emitir faturas. Contudo, nestes casos, deve ser emitido um recibo comprovativo do pagamento efetuado pelo cliente.
Além destas atividades que se enquadram no artigo 9.º do CIVA, também estão dispensados da emissão de faturas as vendas ambulantes ou efetuadas em aparelhos de distribuição automática, os bilhetes de transportes ou de espetáculos.
Sim, mas só até ao final de 2023. De acordo com a legislação em vigor, a emissão de faturas em PDF continua a ser possível até ao final deste ano. Até ao início de 2024, as faturas em PDF são consideradas faturas processadas por via eletrônica com efeitos fiscais, tendo em conta o artigo 12.º do Decreto-Lei n.º28/2019 e do artigo 36.º do CIVA.
Por norma, a maioria das empresas tem diversas faturas para comunicar por mês à Autoridade Tributária e Aduaneira. E como as empresas estão obrigadas a comunicar diversos documentos de faturação e guias de transporte à AT, muitas têm a obrigatoriedade de comunicar esta informação através de softwares certificados.
Para facilitar esta comunicação, foi criado através da Portaria n.º321-A/2007, de 26 de Março, o ficheiro SAF-T (PT).
O Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese version é um ficheiro em formato XML. O seu objetivo é bastante simples. Este serve para reunir e exportar todas as informações fiscais e contabilísticas que as empresas têm mensalmente.
No entanto, dado que este documento tem um formato padrão, ele pode ser comunicado à Autoridade Tributária através de diversos softwares de faturação ou contabilidade.
E consoante a situação da sua empresa, o envio deste ficheiro à AT pode mesmo ser obrigatório. Se este for o caso da sua empresa, todos os meses deve exportar ou ativar o envio mensal automático do ficheiro SAF-T à AT.
É ainda preciso ter em conta, que o Decreto-Lei nº28/2019 alargou a obrigatoriedade da utilização de programas de faturação certificados pela AT, a todos os sujeitos passivos, com sede ou domicílio fiscal em Portugal, que estejam obrigados a emitir faturas com IVA, quando no ano civil anterior o volume de negócios tenha superado os 50 mil euros, utilizem programas informáticos de faturação ou estejam obrigados a possuir contabilidade ou tenham optado pelo regime de contabilidade organizada.
Por fim, saiba que desde janeiro de 2023, a data limite da entrega do ficheiro SAF-T de faturação é até ao dia 8 de cada mês.
Estando enquadrado no regime de IRS ou IRC, se está obrigado a utilizar um programa de faturação certificado pela AT, o primeiro passo é confirmar se este consta na lista publicada no Portal das Finanças.
Esta lista é atualizada regularmente, tendo em conta os novos pedidos de certificação que são submetidos e aprovados, mas também quando certos softwares deixam de cumprir a regulamentação.
De seguida, é importante refletir quais são as funcionalidades que o seu programa de faturação deve possuir, além de cumprir a legislação em vigor, como por exemplo a inserção do Código QR nas faturas e outras obrigações que entraram em vigor brevemente, como a inserção do ATCUD (código único de documento).
Por exemplo, há empresas que podem apenas precisar de um programa que emita faturas, faturas-recibos ou guias de transporte certificados pela AT, cumprindo todas as regras em vigor na legislação, dado estarem enquadradas no regime simplificado.
No entanto, para empresas que necessitem de mais funcionalidades e de exportarem o ficheiro SAF-T todos os meses, devem avaliar vários softwares e comparar preços, de forma a concluírem qual é a opção mais vantajosa.
Atualmente, é normal que tenha dúvidas sobre as obrigações de faturação em Portugal, uma vez que o Decreto-Lei n.º28/2019, que regula as obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes tem sofrido algumas alterações, principalmente na data de implementação de certas medidas.
Assim, no caso de abrir uma empresa e precisar de esclarecer dúvidas sobre as suas obrigações de faturação, podemos ajudá-lo a esclarecer as suas questões.
